Hotelbeds Group
Hotelbeds Group es un proveedor global de servicios de viaje en más de 180 países. Sus negocios proporcionan acomodación hotelera, traslados, excursiones y circuitos, reuniones y eventos, tramitación de visados y servicios de handling a cruceros. Sus principales clientes son tour operadores, agencias de viajes, clientes corporativos y consumidor final. Hotelbeds Group está estructurado en torno a cinco unidades de negocio:
- Bedbank. El banco de camas número 1 a nivel global, con 72.000 hoteles en 180 países. Opera con las marcas Hotelbeds, Bedsonline y Hotelopia.
- Destination Management. Unidad de negocio que incluye las marcas Destinations Services (DMC), Pacific World (especialista en reuniones y eventos) e Intercruises (especialista en handling de cruceros).
- Transfer & Activity Bank. Proveedor global de traslados, actividades y experiencias a través de marcas como Activities, isango! y Hotelextras.
- TLRG. Minorista de acomodación con las marcas LateRooms (Reino Unido) y Malapronta (Brasil).
- New Ventures. Unidad que engloba negocios especialistas únicos y con notable potencial de crecimiento en sus sectores: Carnect (alquiler de coches), TT Services (visa outsourcing) y ROIBACK (servicios de marketing online para hoteles).
Hotelbeds Group forma parte de TUI Group, la compañía líder en viajes vacacionales a nivel mundial. Con más de 30 millones de clientes y una facturación de 18.700 millones de euros, TUI Group opera en más de 180 países.
Oxfera
Oxfera es una consultora tecnológica especializada en tecnologías para la gestión de recursos humanos dedicada al desarrollo de soluciones innovadoras, enfocadas hacia necesidades específicas de este sector y creadas a partir de una concepción modular, flexible y compatible. El resultado ha sido una amplia línea de aplicaciones cuya originalidad y oportunidad ha quedado demostrada por la alta cuota de mercado acaparada desde el momento de su lanzamiento y por una cartera de clientes excepcional, formada, grandes empresas nacionales e internacionales. Nuestros productos se caracterizan por una integración perfectamente con los ERPs líderes del mercado aportando unas funcionalidades altamente personalizadas y una experiencia de usuario atractiva, intuitiva y novedosa. Nuestra metodología de desarrollo está centrada en la flexibilidad y rapidez de implantación. La clave de nuestro éxito está en una plataforma de desarrollo de aplicaciones de gestión ágil, rápida y segura, que permite llevar a la realidad una solución informática que cubra realmente procesos de gestión nuevos con los que nuestros clientes quieren adquirir ventajas competitivas y a los que las soluciones prediseñadas no dan solución debido a su rigidez o su falta de competitividad en precio. La plataforma tecnológica H2Oxfera, construida a partir de tecnologías estándar y módulos propios, y en constante evolución y enriquecimiento proyecto tras proyecto, proporciona siempre una arquitectura básica robusta y elástica sobre la que encajar todas las piezas que sean necesarias para gestionar procesos de negocio muy diversos. De este modo pueden reducirse mucho los tiempos de desarrollo e implantación y la fase de pruebas, al trabajar con elementos cuya eficacia y compatibilidad está ya garantizada por una base tecnológica homogénea.
Descripción del programa y necesidades
Marco del Programa de colaboración
Hotelbeds Group y Oxfera incian su colaboración en 2008 a través del Centro de Servicios FinancierosCompartidos de Hotelbeds Group. Desde esa fecha, Hotelbeds Group ha confiado en Oxfera como partner tecnológico para el desarrollo de aplicaciones web de gestión del Centro de Servicios Financieros Compartidos . El método de trabajo establecido por Hotelbeds Group ha sido siempre a través de proyectos individuales con un objetivo y requerimientos de negocio claramente definidos, así como un presupuesto y marco temporal determinado para cada iniciativa. Todo ello en base al marco de colaboración establecido previamente y basado en una metodología de gestión de proyectos y servicio de mantenimiento de aplicativos. Asimismo, es importante destacar que todos los proyectos se han realizado de manera remota a través de comunicaciones online y videoconferencias, estando el equipo de Oxfera basado en Madrid y equipo de Hotelbeds en Palma de Mallorca. Por otra parte, el modelo de gestión y seguimiento de proyectos utilizado se ha apoyado en técnicas de metodología agile (scrum). Este modelo de trabajo ha sido referencia y ejemplo de éxito en gestión remota para Oxfera, gracias a la claridad, estructura y regularidad de la comunicación tanto en reuniones operacionales de proyecto como de seguimiento y gobierno mensual de las diferentes iniciativas en curso por parte de Hotelbeds Group. Las principales ventajas delas soluciones desarrolladas en Hotelbeds por parte de Oxfera han sido:
- Tecnología escalable e integrable con SAP y otros sistemas operacionales/financieros.
- Fácil uso y accesibilidad, sin necesidad de instalación de software para los usuarios por ser herramientas online.
- Propiedad intelectual de las herramientas, al tratarse de productos totalmente desarrollados y adaptados a las necesidades de Hotelbeds.
- Ahorro de costes en licencias para usuarios.
- Gestión central de usuarios a través de la administración de roles y perfiles con funcionalidad de Single Sign-On (SSO) entre aplicaciones, además de otros sistemas.
Desarrollo de Módulo de Inteligencia de Negocio para la explotación de datos de los Aplicativos(información de acceso, uso y otros informes)
Cronograma de Proyectos
El primer proyecto realizado con el Centro de Servicios Financieros Compartidos de Hotelbeds Group se lleva a cabo en 2009 con el Portal Financiero de Proveedores, solución online para la gestión administrativa y financiera de Proveedores. Este proyecto se inicia tras decisión de Hotelbeds de apostar por la solución de Oxfera frente a otras soluciones de mercado al tratarse de una propuesta totalmente personalizada e integrada con los sistemas operacionales y financieros de la compañía (https://www.ecobill.net). 2010 es un año muy activo para Hotelbeds por la promoción de diferentes iniciativas de innovación, con las siguientes contribuciones por parte de Oxfera:
- El desarrollo de una web externa corporativa de los servicios financieros disponibles en el Centro de Servicios Financieros Compartidos de Europa para Clientes y Proveedores (http://ecobill.com).
- El diseño y entrega de una nueva aplicación para la gestión online de las peticiones de Proveedores a través de un sistema de Ticketing. De nuevo y como parte del proceso de selección de proyectos y proveedores, Hotelbeds compara la solución de Oxfera con otras soluciones de mercado existentes para la gestión de Tickets y finalmente selecciona la propuesta de Oxfera por la propuesta de asunción conjunta de la inversión. El proyecto tuvo como resultado una aplicación totalmente integrada en la Extranet de Proveedores como nueva funcionalidad disponible para los usuarios.
- El desarrollo de una herramienta interna para la gestión online de casos de Clientes (AR Workplace) en las que los gestores de cobro de clientes pueden realizar un seguimiento online del estado de cada caso y derivarlo a las diferentes áreas de la organización para su resolución final. Los usuarios tienen siempre una visión consolidada y actualizada de todas las comunicaciones y documentación de soporte de cada caso para poder responder al Cliente lo antes posible sobre la resolución final de su petición.
- Hotelbeds tenía la necesidad de crear un punto único de acceso a las aplicaciones desarrolladas hasta la fecha para facilitar el acceso a los usuarios internos. Oxfera desarrolla un Portal Único de acceso a las herramientas web para evitar que los usuarios tengan que acceder a diferentes webs con distintas contraseñas para gestionar el trabajo administrativo asignado.
- La puesta en marcha de Liberate, el nuevo modelo de pago directo en el hotel de Hotelbeds, requería con urgencia la puesta en marcha de una web integrada de manera segura con la pasarela de pagos de la compañía (Wolrdpay).(http://payliberate.com).
En 2011 Hotelbeds solicita a Oxfera el desarrollo de una aplicación para el acceso online, rápido y eficiente a los cobros recibidos de Clientes que aún no han sidoaplicados en contabilidad, pero que están disponibles en la plataforma de tesorería de Hotelbeds (Tesorería para Cobros). Esto facilita y agiliza la gestión de cobro y la comunicación con los Clientes al disponer de toda la información de cobrosdel día anterior de todos los bancos y cuentas que gestiona el Centro de Servicios Financieros, que han sido recibidos pero aún no han sido aplicados en contabilidad. En 2014 Hotelbeds solicita a Oxfera el desarrollo de una herramienta online que facilite la reconciliación online de los saldos de las empresas del Grupo, el Portal de Reconciliaciones Intercompañías. Actualmente, esta aplicación cuenta unos 100 usuarios conectados y ha conseguido formar parte de las prácticas estándares de conciliación de saldos intercompañías del Centro de Servicios de EU, con proyecto de trasladar la aplicación al resto de centros internacionales. En un enfoque constante para evolucionar de manera progresiva en base a las necesidades de la Compañía, Hotelbeds y Oxfera han desarrollado diferentes fases de evolutivos en las herramientas de Extranet de proveedores, Ticketing & AR Workplace desde 2010, continuando en la actualidad. Cada una de las fasesse ha abordado desde una perspectiva de necesidad y beneficio asociado, priorizándolas según el impacto de cada una de las mejoras. En paralelo a esta evolución de aplicativos y funcionalidades, Hotelbeds y Oxfera han identificado la necesidad de revisar la arquitectura de servidores y aplicativos, especialmente debido a la globalización de las prácticas estándares de Hotelbeds Group en los tres Centros de Servicios Financieros Compartidos mundiales en EU, Americas y MEAPAC. Laprevisión del incremento del número de usuarios y tráfico hace necesaria una evolución de la arquitectura de servidores y aplicaciones pasando por dos evolutivos: el primero (2012) con servidores físicos y balanceadores de carga y el segundo (2014) con una virtualización y separación de BBDD de aplicaciones. En 2015 se realiza una revisión del rendimiento de los aplicativos y la conectividad con resto de sistemas en la organización, con el fin de optimizar tiempos de respuesta de cara al usuario debido al crecimiento de usuarios anteriormente comentado.Así mismo, se trabaja en la evolución y reingeniería de un nuevo módulo de Inteligencia de negocio de las aplicaciones para permitir una mayor agilidad en la extracción y tratamiento de los datosque aumente la capacidad de análisis de los usuarios clave de Hotelbeds.
Resumen de Soluciones y datos de uso:
| Principales Soluciones | Descripción | Uso | Acceso | Datos | Uso | Idiomas |
Portal Financiero de Proveedores |
Portal Financiero de Proveedores en el que se publica información financiera totalmente actualizada 24×7 al tratarse de una solución integrada con el ERP financiero de la Compañía (SAP). Permite, entre otras cosas, que puedan consultar el estado de sus facturas, visualizar sus cartas de pago, ver y modificar sus datos maestros, contactar con su gestor y acceder a soluciones de e-billing con un sólo click. | Externo | Web | > 69.000 usuarios registrados | Global | Inglés, Español, Catalán, Francés, Alemán, Italiano, Portugués, Griego |
Ticketing Proveedores |
Herramienta de gestión, solicitud y consulta de peticiones financieras de Proveedores. Solución integrada en el Portal Financiero de Proveedores que permite entre otras cosas: abrir tickets de consulta, ver el estado del ticket en todo momento, adjuntar documentación de soporte a cada caso, seguir el hilo de comunicación a modo de caso único y reasignarlo internamente a los diferentes responsables en función de la naturaleza del caso. | Externo | Web | >250.000 Tickets cerrados/año > 50% de aumento de productividad interna | Global | Inglés, Español, Catalán, Francés, Alemán, Italiano, Portugués |
Portal Casos de Clientes |
Herramienta interna para gestión de casos de Clientes online. Se trata de una solución integrada con el ERP financiero de la Compañía (SAP- FSCM) que permite la gestión de casos de litigio y consulta de Clientes hasta su resolución y comunicación de resolución final.Asimismo, la herramienta proporciona de manera automática indicadores de gestión críticos y cuadros de mando de acuerdo al perfil del usuario de la solución. | Interno | Web | > 400 usuarios > 40% de aumento de productividad interna | Global | Inglés, Español |
Tesorería para Cobros |
Solución desarrollada para facilitar la información diaria de todos los ingresos bancarios (aplicados y no aplicados en contabilidad) para una gestión de cobros de clientes ágil y eficiente. | Interno | Web | > 175 usuarios | Global | Inglés, Español |
Portal de Reconciliación de Intercompañías |
Portal de gestión de reconciliación de Intercompañías del Grupo que permite entre otros: publicar los saldos y el detalle de las partidas con saldos pendientes con Compañías del grupo, iniciar y gestionar los procesos de reconciliación, consultarlos de manera online y emitir informes consolidados o individualizados sobre el estado de los mismos con periodicidad mensual. Todo ello está alineado con la política financiera del grupo y es auditable en cualquier momento. | Interno | Web | > 110 Usuarios > 75% de aumento de productividad interna | EU | Inglés, Español |
ALICIA FUENTESPINA
HOTELBEDS
Head of Finance Processes, Global Finance Services en Hotelbeds Group
“Una de las soluciones de la que nos sentimos más orgullosos en Hotelbeds Group es de nuestro Portal Financiero de Proveedores, gracias al cualno sólo hemos mejorado la calidad de servicio administrativo a nuestros Proveedores, sino que también hemos conseguido mejorar de manera muy significativa la productividad de nuestros equipos. Actualmente tenemos más de 65.000 usuarios con acceso a una plataforma online, multi-idioma e integradacon nuestro sistema de gestión financiera SAP y tratamiento de casos Ticketing. Tal ha sido el éxito de esta herramienta, que se ha consolidado como una de nuestras mejores prácticas para la gestión de Proveedores en nuestros equipo de Cuentas a Pagar de los tres Centros de Servicios Financieros Compartidos y referencia en el Sector.”
“La escalabilidad es para Hotelbeds Group un factor clave de éxito en el que Centro de Servicios Financiero Compartidos tiene una gran aportación a nivel de efectividad y eficiencia. Los proyectos desarrollados con Oxfera han permitido a Hotelbeds Group estar a la vanguardia de soluciones financieras de gestión muy innovadoras y de gran valor añadido.”
“Para Hotelbeds Group, Oxfera ha contribuido como un verdadero socio tecnológico,ayudando a Hotelbeds a generar un entorno de innovación y creación de valor de éxito, gracias a la visión y capacidades complementarias de ambos equipos”.
MANUEL UREA
Oxfera | Natural Order
Socio y responsable de la cuenta
“Dentro de nuestra colaboración con Hotelbeds destacaría la capacidad humana y profesional de ambos equipos, que trabajando en remoto desde Madrid y Mallorca han conseguido desarrollar desde 2008 y en la actualidad todo un framework de soluciones que han generado valor tanto a Hotelbeds como a Oxfera. En cuanto a la dirección, resaltaría especialmente el liderazgo, la buena gestión, cordialidad y la claridad de ideas como elementos claves para alcanzar el éxito. En todo este tiempo ha habido un proceso de mejora continua tanto en la gestión, metodologías y best-practices, que se ha incrementado aún más en el último período gracias a la incorporación de técnicas de agilidad y a la aplicación de la metodología scrum. Para Oxfera este es un caso de éxito de alcance internacional que demuestra la potencia de la tecnología H2Oxfera y sus posibilidades de aplicación, no solo en el ámbito de RRHH sino también en otros escenarios de negocio como el del sector financiero.”